Czy wiesz, jak długo musisz przechowywać akta swojej firmy? I czy potrafisz bezpiecznie je zniszczyć, gdy minie ustawowy okres archiwizacji? To, co wydaje się prostą formalnością, może w praktyce skończyć się kosztownym błędem. Sprawdź, jak ustalić właściwy termin i zadbać o zgodne z prawem niszczenie dokumentów.
Kiedy można zniszczyć dokumenty firmowe?
Większość dokumentów firmowych można zniszczyć po upływie terminu przedawnienia. Wynosi on:
- 1 rok – dla dokumentów związanych z rekrutacją pracowników,
- 5 lat – dla dokumentów księgowych i podatkowych,
- 10 lat – dla akt osobowych pracowników,
- 20 lat – dla dokumentacji medycznej.
Oczywiście, dla innych, niewymienionych wyżej rodzajów akt, również wyznaczono konkretne okresy archiwizacji, uwzględnione w odrębnych przepisach. Niemniej jednak niewiele dokumentów firmowych wymaga przechowywania wieczystego, dlatego warto wdrożyć system zarządzania dokumentacją archiwalną i jej niszczenia. Dokładne i rzetelne informacje o przechowywaniu znajdziesz w tym źródle: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/. Tam też znajdziesz porady dotyczące bezpiecznej archiwizacji papieru i dokumentów elektronicznych.
Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty?
Niszczenie dokumentów musi zakończyć się całkowitą i ostateczną utratą danych. Oznacza to, że nie mogą one zostać odtworzone przez osobę nieupoważnioną. Pozostaje jednak pytanie, jak prawidłowo niszczyć firmowe akta? Ustawodawca ani w RODO, ani w żadnym innym akcie prawnym nie podaje jednoznacznych rozwiązań, wskazując jedynie na efekt, jaki administrator danych powinien osiągnąć. Nieco bardziej szczegółowe wytyczne dotyczące niszczenia papieru i nośników danych elektronicznych znajdziemy w międzynarodowych normach DIN. To właśnie one powinny widnieć na oznaczeniach sprzętu, jaki zamierzamy kupić do niszczenia dokumentacji.
Niszczenie dokumentów firmowych – na co uważać?
Dokumenty firmowe powinny być niszczone regularnie, a więc zaraz po upływie terminu przedawnienia. Dłuższa archiwizacja jest nie tylko kosztowna, ale często też niezgodna z przepisami. Ponadto należy używać sprzętu przeznaczonego do utylizacji poszczególnych rodzajów dokumentów. Jeśli zakup odpowiedniego urządzenia to dla Ciebie wyzwanie, możesz skorzystać z usług zewnętrznych świadczonych przez Rhenus Office Systems Poland. Pełną ofertę zaprezentowano na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/, gdzie podane zostały także dane kontaktowe. Profesjonalne wsparcie w niszczeniu dokumentów firmowych jest nieocenione, zwłaszcza jeśli w Twoim archiwum znajdują się dane chronione prawnie. Zaufaj specjalistom i zadbaj o najwyższą jakość utylizacji!
